学習塾の形態や規模によっても異なりますが、塾長・教室長の仕事は教室の管理・運営をすることです。組織のトップとして講師などスタッフのマネジメントをしながら、顧客、つまり保護者・生徒の対応をします。生徒が増えて賑やかになるほど、業務が逼迫して、疲れが顔に出てしまうなんてこと、ありませんか？

今回は塾長・教室長の仕事を6つに分け、それぞれのポイントとスマートにこなすコツをお伝えします。

 

塾長・教室長の仕事1　生徒管理と指導計画

 

まずは塾の根幹である生徒指導から。実際の指導は講師に任せていても、塾長・教室長はその内容、学習状況を把握し、それをもとに学習計画（指導カリキュラム）を作らなければいけません。場合によっては適宜声がけや、個別指導を行います。

 

また、個別面談を行うのも塾長・教室長の仕事です。面談の場で初めて生徒の情報を見るわけにはいかないので、少なくとも、生徒の名前や通学校、成績、志望校、できれば兄弟情報など詳細なネタも仕入れておくと良いでしょう。

 

＜Point＞

生徒の情報は必ずデータで管理しましょう。情報のアップデートもしやすい上に、検索性も高くなります。成績情報はグラフで可視化すると面談中にも活用できます。ここできちんと生徒を把握し、面談をスムーズに進めることで、保護者の信頼を得ることができます。

 

→ Comiruで使える機能：成績管理機能

 

塾長・教室長の仕事2　講師の管理育成

 

塾長・教室長は企業で言う社長。部下の管理、育成、採用は重要な任務です。

 

2−1　講師の採用

 

優秀な講師を採用するためには、魅力的な職場環境を整えることが第一です。働きやすさ、ある程度柔軟なシフト制、明確な評価基準など、考えることはたくさんあります。まずは「この塾で働きたい」と思わせる強みを作りましょう。

 

参考：優秀な講師採用の新ルール。集め方と見極め方 ＜前編／優秀な講師をどう集めるか＞

 

2-2　講師の育成

 

効果的な授業、板書や説明の仕方、時間の使い方など、塾の教育方針と照らし合わせた具体的なノウハウを、時間をかけて伝えていきましょう。授業を見学したり、指導報告書をチェックしたりして授業内容をチェックし、きちんとフィードバックするようにしましょう。「あの説明はわかりやすかったね」「ここはこの例題を出すといいよ」など、具体的なアドバイスをしましょう。

 

2−3　講師のシフト管理

 

大学生アルバイトの場合、お盆やお正月休みの帰省時期に休暇が集中すると思います。なるべく社員が出勤したり、あるいはオンライン授業を取り入れたりするなど、柔軟な対応が求められます。若い世代に合わせ、業務のDX化を進めましょう。

 

また、保護者からのクレーム対応など、初めから負荷の高い業務は与えないようにしましょう。業務量や拘束時間が増えて「ブラックバイト」化しないように、業務の効率化を進めましょう。例えば、指導報告書をデジタル化、テンプレート化するだけでも大幅に負荷が軽減します。

 

＜Point＞

講師の募集は、塾講師求人サイトを利用するケースも多いと思いますが、卒塾生に目をつけておくのも手です。塾のビジョンやミッションを自分ごととして捉え、教務に生かしてくれる可能性が高いからです。

 

せっかく入ってくれたからには、辞められない努力をしましょう。新人講師の確保は最も重要な戦略の一つです。働きやすい職場、柔軟な対応、デジタル化がキーワードです。

 

→ Comiruで使える機能：指導報告書

→ Comiruで使える機能：ComiruHR講師労務管理

 

参考：八木塾のDX化失敗からの逆転成功ストーリー Vol.1：DX化成功までの4つの失敗と黒歴史編

 

塾長・教室長の仕事3　保護者対応

 

特に、保護者対応は塾の信頼に直結します。「塾長・教室長は生徒のことを見ていない」「名前を覚えていない」「雑に対応された」など、今どきはクチコミに書かれてしまうリスクもあります。

 

保護者対応は、生徒の学習状況の進捗把握、家庭学習のサポート、個別相談などがありますが、いずれも生徒のことを正しく把握していないことには何も対応できません。生徒情報はデータで管理し、いつでも確認できるようにしておきましょう。

 

＜Point＞

複数人で共有しておくべき情報はデータで管理しましょう。その際、生徒の学校や部活、家族関係といった定性データに加え、成績など定量データも紐づけて管理しておきましょう。また、問い合わせ履歴はいつでも確認できるように、メールやアプリでコミュニケーションするようにしましょう。

 

日々の疑問や不安はその日のうちに解消しておくことが理想です。指導報告書をコミュニケーションツールとしてうまく活用しましょう。Comiruの指導報告書なら、注記欄にちょっとしたメモを残しておけるので便利です。保護者に見られることなく指導ごとの情報をストックしておくことができます。

 

→ Comiruで使える機能：指導報告書

→ Comiruで使える機能：お知らせ機能

 

参考：保護者からの紹介数150%増を実現する「顧客密着度」の高め方

 

塾長・教室長の仕事4　売上・経営管理

 

生徒たちの成績の数字と一緒に、経営者として売上の数字とも睨めっこすることになります。売上をあげるための戦略は、期間講習などのイベントや友達紹介キャンペーンなどがあります。闇雲にキャンペーンを打つのではなく、実施したイベント・キャンペーンの効果を振り返りながら、次の手を打つようにしましょう。

 

＜Point＞

戦略を練ったり、数字を分析したりする時間のために、つい残業しがちです。そんな状態が続くようなら、業務効率化をまずは進めてみましょう。紙運用からデータ運用へ。保護者もメールよりはアプリを使いこなす世代です。紙のお便りや電話連絡は時代にそぐわなくなってきました。とはいえ、いきなり大規模なシステムを導入するのはリスクを伴います。ComiruのようなSaaSを採用しているようなサービスがおすすめです。

 

自社システムを構築するよりは、塾業界に浸透しているようなサービスを利用した方が、多くのノウハウが生かされていて便利だと思います。

 

参考：DXはなぜ失敗するのか　＜Comiruと塾業界の「あゆみ」＞

参考：導入後すぐに70％以上の業務削減に成功！季節講習の営業力向上により夏期講習売上30％ＵＰにも貢献！

 

塾長・教室長の仕事5　集客・マーケティング

 

生徒を集めるのは塾長・教室長の仕事です。個人の力量に任せるのではなく、具体的な戦略を立てなければなりません。そのために行うのが次のような仕事です。

 

• 集客の企画・立案
• 現場での実行
• 相談・報告への適切な対処

 

さらに、エリア全体、競合情報にも目を向ける必要があります。

 

• 地域における子ども・学校の数
• 学校ごとの学力のばらつきや受験率
• 競合塾の把握、生徒数、強み、実績などの把握

 

こうした多面的な視点を持って、ターゲティング、集客を行います。

 

塾の集客方法といえば、一昔前は折込チラシや塾ポータルサイトなどのWebサイトでしたが、昨今ではWebサイトやSNSへと変わってきました。これらの媒体を組み合わせた効果的な生徒の集め方については別記事で紹介しています。

 

また、期間講習など生徒を集めるためのイベントの他にも、保護者向けのイベントも話題作りには良いでしょう。入試傾向説明会や、人気の学校の入試担当者を講師に招くこともよくあります。

 

参考：効果的な塾の集客方法とは？さまざまな媒体を活用したマーケティング

 

塾長・教室長の仕事6　安全管理と環境整備

 

あたりまえのことですが、生徒が安全に通塾できるように気を配ることも塾長・教室長の任務です。入退室を管理する、授業が終わったら早く帰らせる、新型コロナのような感染症対策を行うなど、塾全体で取り組みましょう。

 

教室の清掃も塾長・教室長が行うことが多いでしょう。黒板をきれいにする、書けないペンを置いておかない、机と椅子を整頓する、トイレをきれいにするなど心がけてください。全員が気持ちよく過ごせる空間を作りましょう。

 

まとめ

 

塾長・教室長の仕事を6つに分け、それぞれのポイントとスマートにこなすコツをまとめました。教務と塾運営のどちらも大切です。だからこそ、業務効率化が問われます。紙運用からデジタル運用へ。Comiruのような塾専用システムをうまく利用して、生徒と保護者に向き合う時間を増やすことで、保護者満足度も上がり、講師も気持ちよく働くことができます。