Comiruのサービス資料を無料ダウンロード

第3回は指導報告書についてです。Comiruは保護者とのコミュニケーションを円滑に行うためのツールですが、指導報告書がその中核を担っていると言っても過言ではありません。とはいえ、何を書けばいいのか迷ったり、作成の手間が負担になったりと課題を感じることも多いのではないでしょうか。よくあるお悩みにComiruアドバイザーがお答えします。

よくある質問

1. 指導報告書は本当に必要？手間がかかるわりには読まれていないこともあって…
2. 指導報告書が保護者からのクレームに繋がるケースもあるとか…。
3. 指導報告書にあると良い内容はありますか？
4. いい指導報告書を効率よく作るコツはありますか？
5. 指導報告書を塾運営にうまく活用している事例はありますか？

よくある質問（1）指導報告書は本当に必要？手間がかかるわりには読まれていないこともあって…

指導報告書の目的は、授業の内容と理解度を詳しく伝えることだと認識されているお教室が多いように感じます。その場合、内容はどうしても教務的なことになってしまいます。例えば、「三角比について学習しました、取り組んだ問題は…。」「英語の使役動詞を学習しました。扱ったテキストは…。」という風に。

しかし、保護者にとって一番知りたいことは、授業中の子どもの様子です。詳しい学習内容よりも、授業中の態度はどうだったのか、きちんと取り組んだのかを確認したいということの方が多いでしょう。ですから、指導報告書にはその点を意識してまとめると良いと思います。

中学生以上になると、学習の振り返りとして本人も目を通す可能性があります。その場合は、本人が見て取り組んだ内容と先生からのアドバイスがわかるもの、かつ、保護者が見て子どもの様子が伝わるもの、この2点を盛り込むと良いと思います。

＜Comiruの指導報告書の例＞

よくある質問（2）指導報告書が保護者からのクレームに繋がるケースもあるとか…。

指導報告書は、講師によってボリュームや内容に差が出てしまうことがあります。以前、私が塾に勤務していた時にも、「A先生は細かく書いてくれるのに、B先生はあまり書いてくれない」という不満の声を直接受けたことがあります。B先生の方が要点だけ簡潔にまとめてあると感じたのですが、保護者にとっては、フォーマット内にびっしり書かれている方が、視覚的に安心するものなのですね。

大切なのは、その「差」をなくしていくことかもしれません。そのために、指導報告書の内容はある程度標準化しておくと良いでしょう。項目と書式を統一し、大体の分量を決めておく。これだけで保護者も読みやすく、先生方にとっても書きやすくなります。

その点、Comiruでは、指導報告書のフォーマットや書くべき項目を標準化できます。テンプレートや、よく使う文章や文例を登録することもできるため、講師によってないようにバラつきが出ることを防ぎ、塾全体として指導報告書のクオリティコントロールができます。

また、クオリティーコントロールという観点で、講師の日本語や言葉遣いがおかしく保護者から指摘されるというケースも時々に耳にします。Comiruの指導報告書機能を使えば指導報告書の送付には教室長の承認を必要とするフローを組むことも可能なので、適切な方がきちんと内容を確認した上で保護者に届けることもできます。

＜Comiruの指導報告書作成画面＞

また、クレームに繋がるケースと言えば、報告書を渡すタイミングが遅い場合もあります。お手紙やノートなどのアナログ運用でありがちです。お手紙だと保護者にきちんと届くかどうかわかりません。子どものバッグのなかに溜まっていることも多いと思います（笑）

その点、Comiruを使うと、生徒を経由せず保護者にダイレクトに届き、その日の報告書はその日のうちにお渡しができます。また、保護者が指導報告書を実際に読んだかどうか既読・未読の確認ができるので、未読になりがちな保護者、大切な内容が未読のままの保護者には、電話フォローをすることで急な退塾リスク等を防ぐことも可能です。

＜Comiruの指導報告書作成画面・未既読が確認できる＞

クレームというのは、往往にして小さな不満が積もり積もったときに発生するものです。こまめなコミュニケーションによって、クレームの芽は摘み取ることができると思います。少なくとも、大きなクレームには繋がりにくいでしょう。

よくある質問（3）指導報告書にあると良い内容はありますか？

基本的には、こちらの記事にあるように、「その日の学習のハイライト」「生徒の反応」「塾としての方針」の3点で良いと思うのですが、付け加えるとしたら以下の2点です。

（1）「できなかったこと」を書く

まずはできるようになったこと、成績が伸びたことなどを褒めるということは良いと思うのですが、実は保護者にとっては「何ができなかったのか」を知ることも大切だと思います。子どもの苦手を知り、それに対して教室は何をしてくれるのか。保護者の立場でどう接していくのが良いかアドバイスがあると良いかもしれません。

先生としては、どうしてもできたところを褒めてあげたくなりますが、それだけでは良くないかもしれませんね。

（2）常に目標を見える化する

短期的もしくは長期的な目標が指導報告書の目のつくところにあるといいかもしれません。数学を何点上げる！など、科目ごとに、小さなことでもできれば数値で書いておくのです。指導する先生も目標に向かいやすいですし、保護者にとっても、子どもがどの目標に向かって走っているのかわかった方がいいと思います。そして目標はいつも見えていることが大事です。指導報告書を見るだけで、生徒本人、保護者、先生、チームで同じ目標を持っているのだと意識できるのがいいですね。

よくある質問（4）いい指導報告書を効率よく作るコツはありますか？

まず、指導報告書を手書きしているとしたら、先生の負担がかなり大きいと思います。生徒も、授業中に自分の横で手書きで報告書を書いている姿を見るのはちょっと…（笑）

Comiruのように、スマホやタブレット端末でさっと入力できるようなツールは便利だと思います。講師の先生もこの方が慣れています。今時は年配の先生でもデジタル化に違和感はないと思いますよ。

スマホなどで作成する際は、授業で取り組んだ単元についてなどは、授業前のタイミングで入力しておくのがおすすめです。授業計画と指導報告書作成を1回で進められて時短になります。授業中は、生徒が問題演習に取り組んでいるタイミングなどで生徒の様子や課題について入力しておきましょう。指導報告書は授業中に作成を終えてしまえるといいですね。

よくある質問（5）指導報告書を塾運営にうまく活用している事例はありますか？

指導報告書の活用事例はコミマグでもご紹介しています。わたしも営業シーンでご紹介することも多いです。

指導報告書の内容を見て追加受講されたというお話は実際にあります。例えば、英語の先生から数学の追加受講をアドバイスしてくれた、というような例がありました。これも、塾と保護者の間で指導報告書を通じて良い関係性が築けていたからこそだと思います。

＜指導報告書活用事例＞

・保護者との関係性が強固に。塾と保護者のタッグで生徒の学力向上をサポート／私塾学びの道様

・自社開発システムからのリプレイス欲しかった機能が Comiruにすべて揃っていた／プログラミング教室 iTeen様

・Comiruであれば保護者コミュニケーションを早急に対応できる／明利学舎様

●まとめ

指導報告書の目的や役割を確認し、盛り込むと良い内容や効率的に作成するポイントなどをご紹介しました。

指導報告書では、指導内容を詳しく書くよりは、生徒の様子や、特に「できなかったこと」を、目標と共に明示すると良いでしょう。

また、お手紙やノートなどの紙運用では保護者とのコミュニケーションにタイムラグが生まれがちです。当然、手書きは講師の負担にもなります。タイムリーさが求められる指導報告書こそ、Comiruのようなツールをうまく活用しましょう。

塾専用コミュニケーションツールComiruなら、講師の負担も減らしながら、保護者との円滑なコミュニケーションが実現します。指導報告書を塾運営にうまく生かしている事例も参考にしてみてください。

参考：授業内容の報告だけになってない!?保護者の心をつかむ！指導報告書作成の3つのルール

Comiruの詳しい使い方や導入事例など、お気軽にお問い合わせください。