塩谷様ご紹介文

1994年に学習塾東大セミナーを運営する株式会社日本エルデイアイに入社。2000年、個別指導部門の立ち上げを担当。現在専務取締役として全教室の運営を担っている。

東大セミナーの紹介

東大セミナーは金沢市・野々市市・白山市を中心に展開している創業３６年の学習塾。社会に出ても「自ら課題を発見し、自ら解決する」学び続けられる人材を育成するために、保護者と塾が一体となった「コーチング」で生徒一人一人と向き合い、可能性を引き出していくことを目指している。通常コースと組み合わせてプログラミングやオンライン英会話のコースも設置。

 

 

完全にアナログな保護者コミュニケーションが現場の負担に

Comiruを導入する前は、給与管理と座席管理、授業料管理で一つのシステム、勤怠管理は自社のシステムというように、複数のシステムを使用していました。保護者コミュニケーションはシステムには組み込まれておらず、完全にアナログで行なっていました。お知らせは手紙、個別の連絡は電話かメール、指導報告書はノートでした。

 

この運用にはどの教室も負担を感じていました。手紙を生徒に渡しても保護者に届かないことは多く、電話をかけてもなかなか繋がらない、メールは見てくれたかわからない・・・。また、ノートでの指導報告書のやりとりについても、講師と保護者のやりとりを会社としてチェックできない状況でした。書くべきことが書かれているか、丁寧な字で書かれているか、手書きだからこそ、間違って伝わったり、誤解を生んだりということが少なからずあったと思います。

 

 

そんな状況だったので、保護者コミュニケーションのシステム化については現場も大歓迎でした。全社で解決すべき一番の課題であるという共通認識があったおかげで、手間暇かけてでも取り組むべきだという風潮でした。

 

Comiru導入からスムーズな運用までの道のり

新しいことを始める、新しいシステムを導入するとなると、多少の反発は想定しますが、Comiru導入に関してはありませんでした。実際使ってみたら使いやすかった、というところも大きかったと思います。

 

導入に際しては、何度か研修会を開きました。基本的な使い方はもちろん、時間をかけたのは指導報告書の書き方についての指導です。ノート運用の時には見えなかったものが本部から見えるようになり、色々気になることが出てきました。どう書けば良いのか、どのタイミングで書くと良いのかなど、教室長も交えて社内ルールを整備していきました。うまく書けていないようなら、OJTで丁寧に指導しました。教室長もしばらくはComiruとにらめっこする時期もありましたね。

 

Comiruの指導報告書は現場と本部の共通言語に

講師の入れ替わりがあるので、今でも教室長はComiruの指導報告書をチェックしていると思います。そのこともComiruを入れたメリットでもありますが、もう一つ、本部としては、全ての生徒にきちんと指導報告書が送られているかをチェックできるようになったのは大きいですね。やはり現場は教務がメインですから、本部で管理できる仕組みには大変メリットを感じています。指導報告書を介して現場の状況を知ることができるようになりました。

 

ComiruBASIC導入後のビフォー・アフター

 

もちろん、Comiru以外のシステムも検討しました。決め手になったのはUIですね。それまでのシステムは使いづらいという声もありましたから。LINE（※）と連携しているというところも選定理由の一つでした。

 

 

定性面のComiru効果

 

ComiruBASIC導入後の変化ですが、まず定性面では、保護者コミュニケーションの量が増加したことが挙げられます。メッセージの未既読も把握できるため、フォローもしやすく、保護者満足度の向上や退会防止に非常に寄与しているのではないかと思います。今では当たり前になっている入退室管理の機能も、導入時には評価していただきました。

また、指導報告書がタイムリーになったことで、指導の熱心さ、熱量がより伝わるようになったと感じます。保護者にとって面識のない講師でも、なんとなく距離感が縮まったと感じていただいているのではないでしょうか。

そして全ての業務がワンストップで完結するようになったことが、一番うれしい変化です。

 

定量面のComiru効果

 

定量面では、退塾率の減少が挙げられます。それぞれ事情もあるので数値で何パーセントとは言えませんが、それでも極端に退塾率が高い教室はなくなりました。

 

また、Comiruで口座振替手続きができるようになったことで、未納者への対応、いわゆる振替エラーが4分の1になりました。以前は登録用紙を渡して、個別に連絡して・・・という作業をしていたのですが、Comiruから登録を促したり、事前に請求書を送付することで、業務効率化が一気に進みました。

 

こんなに便利になったのに、コスト面では大きな削減ができました。これまでのシステムはカスタマイズのたびに費用がかさんでいましたが、今では業務をComiruに合わせるようになりました。カスタマイズせずにうまく回るなら、それで十分だったんですね。

 

弊社では、Comiruを導入したことで業務効率化が進んだと実感していますし、コスト面でも満足していますが、それは新しいシステムを受け入れるために、現場も本部も努力をしたことも奏功したのだと思います。どんなに素晴らしいシステムでも、導入しておしまいではだめです。細かいチェックとフィードバックを繰り返し、時間をかけて根付かせることが必要だと思います。

※LINEは、LINEヤフー株式会社の商標または登録商標です。

※導入による成果は東大セミナーにおける実績であり、導入時の事業規模や運用状況によって異なります。