【予約管理】「予約管理」機能の活用で面談・イベント予約を「なめらか」に

コミマグ記事では3回めの登場となります、「Comiruの中の人」です。

お盆を過ぎれば、いよいよ終盤に向けクライマックスを迎える「夏期講習会」。

受験学年は夏明けの模試などの成績をもとに受験校の選定を本格化させ、非受験学年はこの夏の成果として2学期や後期の「期初めテスト」や「定期テスト」に向けての夏の努力が実を結ぶ時期

また、夏明け模試やテストの結果が返ってくる頃には振り返りや次の目標、受験校などを決める秋の「個別面談」が10月~11月にかけて到来します。

他にも、座席数のキャパシティーが決まっている「自習室管理」、「読書感想文講座」や「宿題完成教室」などのイベントも数多く実施される時期かと思います。

面談会やイベントなど、その本質である内容に時間をかけるため、受付管理はなるべくスムーズにしたいですよね。

私も面談会の調整には非常に時間と手間のかかった経験があります。

 

紙面でのアナログ管理は時間も手間もかかる

さて、当時の業務を思い出しながら、一般的なイベントである「個別面談会」の実施を例に、一連の業務の流れを見ていきましょう。

①(紙面配布2週間後程度を締め切りとして)下部に「日時希望」の切り取り線アンケートのついた「個別面談会のお知らせ」紙面を作成・印刷する

②授業前後で担当講師が生徒にお知らせ紙面を配布する(郵送などすると封入工数や郵送費などのコストも追加)
 経験談:私の勤めていたスクールは、集団授業で5科、または、3科受講が通常であったので、「単科生」や「変則受講生」には紙面の配布漏れが頻発しました

③アンケートを集めたら、先着順に日時を組んで、「日程確定のお知らせ」を配布する(または電話する)
 経験談:こちらを生徒が保護者さまに渡し漏れて当日面談に来ない…なんてこともありました

④締め切りを過ぎたら、日時希望アンケート未提出のご家庭に電話し、空き枠から面談可能な日時を再調整する
 経験談:生徒が保護者さまにお知らせを渡し損ね、締切後電話したところ、「あっ、そんなものが配布されていたんですね!うちの子、お知らせカバンに入れたまま出さないから…」と再調整したことは数知れず…

⑤面談会当日に欠席された保護者さまや、途中入塾の生徒の面談を個別に電話して調整

校舎規模にもよりますが、ある程度の生徒数がいる場合は、「学年」や「クラス」単位などで、都合がつきやすい週末や休日などにまとめて面談日を設けることも多いことから、できることならお互いの連絡工数をなくし、ストレスフリーで面談に臨みたいですよね。

もしも、

・予約のための紙面の作成や個別の電話連絡が必要ないとしたら…

・あらかじめ「対象学年」や「対象グループ」を設定して、「参加枠の上限」・「日時」の決まったイベントを組み、保護者さまがスマホなどから先着順に予約してくれたら…

・設定したイベント予約枠に保護者さま自ら入力することで予約が完結するため、日時の確定連絡や調整も必要ないとしたら…

すごく便利だと思いませんか?

実はそんな便利な機能がComiruにはあるんです!

 

それが「予約管理」機能!!

「予約管理」機能を利用すると、Comiruに登録されている生徒アカウントを対象に、『日時』と『参加枠の上限』が決まっている「面談会」や「自習室管理」、定期テスト対策や進路説明会などのイベント予約がペーパーレスで完結。

・複数日程・日時が決められているイベント( 例:「2022年度10月個別面談会」 )についても、イベントに『1人あたりの参加上限』を設定することで、イベント対象者が重複することなく予約が可能。

・もちろん「予約可能期間」や、申込期間内の「キャンセル可否」も設定できるため、各種イベント受付(予約)にかかる時間と工数の劇的な削減が期待できます。

・また、「予約済みの生徒アカウント」の確認や、未予約の生徒アカウントに「お知らせ」機能と連携してのお知らせ送信、予約状況の「CSVダウンロード」なども可能。

イベントの予約まわりの一連の業務も、ComiruならWeb上で一元管理可能です。

面談日時など確定までにかかるストレスは、スクール側もご家庭側も大きいため、「まだ面談日程決まらないのかな…。休みの外出予定が組めない…。」などのご家庭のストレスも「予約管理」機能でお互いに解消できますね!

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Comiruでスクール業務まわりに関するお悩みは一挙に解決!

入塾前のお客さまの管理(見込顧客管理)機能については前回書いたこちらの「見込顧客管理」機能活用記事

入塾済みのお客さまの面談対応(面談記録)機能については、前々回に書いたこちらの「面談記録」機能記事もぜひご覧ください!

地域の生徒・保護者さまからスクールへのロイヤリティ向上、また、地域でのさらなる発展に向け、「予約管理」機能をはじめ、「教えるをなめらかに」するComiruの機能群をぜひご活用ください!

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