はじめまして、「Comiruの中の人」です。
簡単に自己紹介をします。もともとは、約20年間塾教育現場の最前線で教鞭をとっていましたが、日本、ひいては世界の「教えるをなめらかに」するため、2019年、Comiru運営会社である株式会社POPERにジョインし、これまでComiruの「マニュアル」や「よくある質問」作成をはじめ、ユーザー体験向上に尽力してきました。
Comiruの「中の人」(開発・運営側)視点で活用提案などお伝えしていきます
今月から、Comiruプロダクト・各機能をご利用いただくことで、よりスクール運営を「なめらかに」するため、現場経験とComiru開発・運営に携わった経験から、Comiruの各機能の紹介や事例なども踏まえた利用シーン別の活用提案、また、「機能は使えるけれど、そもそもどんなふうにスクール運営や指導に活用したらいいか分からない」という先生方のために少しでもお役に立てるよう、機能活用のヒントや、現場で使えるトーク例など惜しみなくシェアしていきますのでご期待ください。
面談でこんなお困りごとはありませんか？
さて、６月も後半に差し掛かり、梅雨が明けると、いよいよスクール運営・受験両面、スクール運営・生徒指導両面にとって鍵となる「夏期講習会」のプロモーション時期に突入しているスクールも多いことと思います。
また、５月から順次、学年別「夏期講習会説明会」や「個別面談会」などのイベントも多忙を極める時期に差し掛かっていることと思います。
受験学年にとっては、受験校の選定・願書の準備・提出などでバタバタと忙しくなる「冬期」と異なり、まとまった学習時間を確保できるのは「夏期」が実質最後、まさに「天王山」です。
夏期講習会や夏期追加コマを受講していただくため、各スクールにおいては「面談」にて、「夏休み明けの目標」「夏に向けた学習課題の抽出」「この夏の学習提案」を生徒・保護者さまと共有していくことと思いますが、
・面談する人数が多く、各生徒や保護者さまと何を話したか覚えていない
・当日面談する生徒の面談記録[紙媒体]をファイルから探すことに手間と時間がかかる
・過去の面談記録を参照したかったが、ファイリングしたはずの面談記録が見つからない
・他講師が面談記録[紙媒体]を所持しており、(面談内容は機微な個人情報も含まれるため容易にコピーするわけにもいかず)情報が共有できない
・面談記録を書いていなかった、なくしてしまったがために、面談時の約束を失念してしまい、クレーム・退塾につながってしまった
というお困りごとはありませんか？
「面談記録」機能を活用しよう！
そこで、今回紹介するのは「面談記録」機能です。
「面談記録」機能のデータは紙ではなく、Comiru上に保管されるため、面談記録をファイリングし保管する必要も、紛失する心配もありません。
また、生徒の担当講師間での面談記録の閲覧・共有が容易なため、個人情報が含まれる面談記録をコピー・紛失や、誰かが所持しているため参照できないなどという心配もありません。
(※「一般講師」権限の場合、講師詳細画面から「担当生徒」「担当グループ」を設定することにより、担当外の生徒面談記録を閲覧不可とする設定も可能です)
「面談記録テンプレート」も作成可能なため、各学年・時期に合わせた「フォーマット(面談の型)」を事前に作成しておくことも可能です。
面談のベテランである先輩先生が「面談テンプレート」を事前に作成しておき、面談時にPCなどから「面談記録テンプレート」を呼び出すことで、例え新人の先生であっても学年・時期に合わせた「面談の流れ」を意識しながら面談記録をとることも可能です。
「デジタル」(Comiru)と「アナログ」(手書き)融合の合わせ技も！
「面談中に面談内容をキーボードで入力するのは慣れておらず、難しい」「面談中は生徒・保護者さまのお話を傾聴することに集中し、PCなどではなく、手元でメモをとる程度にしたい」場合は、上のイメージのように「面談テンプレート」の詳細欄の各設問リストの項目間に記入用のスペースを空けて作成し、それを「印刷」ボタンから印刷することで、「面談記録メモ」用紙としての活用にも応用できます。
面談後、面談を担当した講師が「面談記録メモ」を見ながら、面談内容を思い起こし「面談記録」に入力して記録に残しておくことで紙媒体でのファイリング・面談データの紛失を防ぐことができます。
また、メモをPCなどのデバイスから入力することが苦手な講師や、当日面談記録メモを入力する時間がとれない場合は、「面談記録」内に「ファイル」添付が可能なため、「スクール所定の面談記録用紙」や先述した「面談用メモ」をスマートフォンなどで撮影し、画像データとして保存しておけば、紙媒体でのファイリング工数が削減されると共に、検索性が増すことによる面談準備の作業工数削減なども期待できます。
面談での約束事を忘れずに実行するための「タスク管理」
面談では「できない約束はしない」「約束したことは必ず守る」ことも大切です。
しかしながら、特に夏期講習前や冬期講習前の面談繁忙期に、多くの生徒・保護者さまと面談すると、約束を失念してしまうこともあるのではないでしょうか。
そこでおすすめするのが「タスク管理」機能です。
「タスク管理」機能では「担当者」「締切日」を設定し、「To do管理」が可能なため、「面談記録」機能で入力・約束した内容を「タスク管理」でタスク化・管理することで約束事の失念を防止し、面談した生徒・保護者さまにへの約束事不履行に対する退塾防止と、担当講師・スクールへのロイヤリティ向上が期待できます。
併せて、「講師連絡」機能を使い、「タスク管理」機能によりタスクを割り当てた担当講師へ、該当生徒の「面談記録」の閲覧と「タスク」の確認を促すことにより、Comiruで面談まわりの業務を一元管理することが可能です。
これで生徒・保護者さまとの約束を守ることも、担当講師間での生徒情報の共有も完ぺきですね。
Comiru各機能を活用することで、面談まわりの業務も一元管理が可能！
加えて、Comiruの基本機能「指導報告書」「成績管理」で、面談時に参照が必要な日々の指導記録や成績の管理に加え、「予約管理」機能を活用し、Web上で「面談予約」を完結させることも可能です。
▼「予約管理」機能の活用提案記事については、以下の記事をご参照ください
「予約管理」機能の活用で面談・イベント予約を「なめらか」に
併せて、別途「ComiruAir」をご契約の場合、「面談記録」機能と連携し、PCで面談記録を入力しながらオンライン面談が可能な「オンライン面談」機能もご利用いただけます。
地域の生徒・保護者さまからスクールへのロイヤリティ向上、また、地域でのさらなる発展に向け、「面談記録」機能をはじめ、「教えるをなめらかに」するComiruの機能群をぜひご活用ください！
▼Comiru機能のサービス資料は以下のリンクから無料でダウンロードいただけます
https://comiru.jp/request
▼「面談記録」をはじめとする各機能のご不明点がありましたら、以下のリンクから弊社までお気軽にお問い合わせください！
https://comiru.jp/support
