【見込顧客管理】「見込顧客管理」機能で集客をなめらかに ~24時間365日受付できますか!?~

コミマグ記事では2回めの登場となります、「Comiruの中の人」です。

今回は「集客」経験についての思い出話を少し。

これまで、在籍塾生数年間最高値970名を超える「最大マンモス拠点」での経験もあれば、対照的に、スクラップ(廃校)検討中、「塾生数最下位の建て直し校舎」も経験してきました。

( 私の場合は「集団指導」経験がメインでしたので、どちらも集団指導スクール例となります )

塾生数最下位といっても、私が赴任当初は開校から5年以上経ち、かつ、「実績」もないどころか、地域では高価(統一ブランドのため、校舎裁量での単価変更不可)のため「実績もなく、ただ(料金が)高いだけ…」と地域での評判も最悪…。

その最悪の状態から、日本一の東大合格者数を誇る中学受験・高校受験、どちらも合格者をコンスタントに輩出できるようになり、隣県や遠方からも塾生が集まりました。

急増はしなかったものの、塾生数は前年比20%程度のペースで増え続け、合格者母体となる塾生数と比較しても奇跡的な合格実績だったことから、「あの校舎はヤバイ…」が「悪い意味」から「良い意味」の「ヤバイ」に変わっていきました。

具体的なエピソードについては今後の記事で触れていく予定です。

ただ、当時の塾生たちには日頃からバカみたいにアツく「本気で努力する意義」を語っていました。

 

そのひとつが「奇跡は起きない。努力して起こすものだ!」でした…。

さて、民間のスクールにとって、どんなに「教務」(=授業)が優れていたとしても、「集客」がゼロであれば意味がありません

個人事業主や民間法人である以上、経営のために「売上」がないとそもそも事業を存続できないからです。

だからといって「教務」をないがしろにしろということではなく、「教務」はスクールの「商品」ですから、「質」の悪い「商品」で戦っているならば、いずれ悪評が拡がり売れなくなることもまた事実…。

真偽を問わず悪評は好評の何倍も口コミ伝達速度が速い … 「悪事千里を走る」です。

※「第三者が発信した情報は信頼されやすい」という心理的傾向は「ウィンザー効果」と呼ばれます

教えることが大好きで塾に新卒で就職したてのころ、「教えたいなら、まずは教える生徒集めてこい!看板に頼るな!!」と上司から耳にタコができるほど言われ、「営業がしたくて塾の先生になったんじゃないんだけどなぁ…」と思っていました。

しかしながら、1年後には「教務」と同じくらい「営業」も好きになりました。

「良い商品(授業)さえあれば、あとは自信を持って商品の魅力をPRすれば売れる」ことを事実として経験したからです。

ただし、スクールでは「教務」(授業)は「アルバイト講師」がメインで、「集客」(営業)は「社員」のみでおこなうケースも多く、スクールの「商品」である「授業」を「学生講師」がになうことは少なくないと思います。

塾運営経験が長い先生方であれば、「熱意のある学生講師のほうが、何十年も経験のあるベテラン講師よりも授業や生徒対応が上手い」ケースも多々目にすることもあるでしょう。

 

「集客」(営業)では「ポジティブな誠実さ」が大切

例えば、お客さまから「学生アルバイト講師とかどうなんですか?」と質問されたら、

「生徒と年齢が近い学生講師のほうがほどよく距離感も近く、生徒自身の数年先の目標(ロールモデル)として実感できるため、メリットも大きいです。ぜひ実際に授業を体験してみてください!」

と、嘘のない事実を自信たっぷりに返せるかどうかで、説得力も大きく異なります。

嘘がバレた瞬間に顧客の信用は失墜しますから、欠点があれば正直に伝え(大切なのは伝え方です)課題解決のための取り組みや、それに勝るメリットを伝えたほうが、「綺麗ごとばかり語る先生」より「この先生は信頼できる」とお客さまは思うことでしょう。

その既成事実を主張するためにも、しっかりと他のスクールと「差別化」できる「授業」や「サービス」を提供できる「講師」を採用し、育てることも重要ではあるのですが…。

(「講師の採用育成」に関するコミマグ記事もございます)

 

自信のある「商品」ができたら、「地域のお客さまにいかに認知を広げ、売り込むか」

未開拓顧客に対するチラシやDM、ポスター等の宣伝効果は「『千三(せんみつ)』…1000人中、3人が反応してくれれば御の字、つまり0.3%」程度とはよく言われます。

業界や媒体(紙媒体・Webバナー広告や検索サイトなど)にもよりますが、広告バナーのCTR(クリック率)やCVR(見てくれた人が実際に商品を契約・購入する割合)の平均値を調べてみても、おおよそ数値はブレていないようです。

ただし、チラシやDM・掲示物も工夫次第で多くのお客さまの興味・関心を引くこともできますし、お客さまがチラシで目に触れる回数を増やすことにより、「あ、広告でよく見かけるスクールさんね。(知らないスクールさんより)信頼できるわ。」といった効果も期待できます。
※「ザイオンス効果」と言います

2022年6月にリリースされたチラシ印刷サービスを利用すれば、Comiru特別割引価格にてチラシなどの販促物や備品等の発注、および、スピード感のある納品も実現できます。

チラシや宣伝も含む集客」「塾経営に関してのコミマグ記事もございますので、詳細はそちらの記事をご覧いただくこととして…

こんなお困りごとはございませんか?

・24時間365日「資料請求」や「体験授業」の受付をしたいが事務スタッフを雇う余裕がない…

・共働きやスマホアプリでのチャット等に慣れていることもあり、保護者さまに電話しても出てくれない…

・入塾可能性のあるお客さま(以降「見込顧客さま」)の対応状況や入塾可能性(確度)を確認しづらく、タイムリーに対応できずにゴテゴテ対応の結果、既に他塾に決めてしまった…

以上は、せっかく入塾の可能性があったにもかかわらず、受付・アプローチ段階での機会損失による失注(ロスト)例です。

また、細かいですが、見込顧客さまの必要情報の聴取漏れやExcel等への誤入力、ファイル管理の煩雑さからの更新漏れなどもよくあることです。
 (…特に生徒名や住所などが旧字体だったり、読みにくかったりする場合、ヒアリングや入力も難しいですよね…)

もしも…

「24時間365日年中無休で見込顧客さまの受付・自動受付メール返信・対応進捗管理ができるWebシステム」があったらいいと思いませんか? 

しかも、導入・システム運営コストもかからず…

「そんな都合のいいWebシステムが世の中にあるはずないじゃん!」と思っているそこの先生方…

 

あるんです YO!

ここで「コスト」の話を少し…

受付・顧客情報入力などのため、事務パートさん(たち)を時給1000円で雇うとして、授業前後で忙しくなる16時~21時まで「1日5時間×週6日×(2022年は)52週」だとすると、
概算で
年間コストは、1000 × 5 × 6 × 52 = 156万円 (+交通費や各種社会保険などなど)
程度。
(※「5時間×週6日でさえ」です! … 「24時間365日」ではありません)

さらに、Webシステムで販促・営業支援活動を自動化させるために、代表的なMA(マーケティング・オートメーション)システムや、SFA(セールス・フォース・オートメーション=営業支援)システムを導入するとなると、

概算で
初年度年間コスト400万円 ▶ それ以降の年間コストは200万円
程度となります。
( ※初期導入費用など鑑みた概算見積 … 使途や構築コンサルティング有無などにより多少の変動あり ) 

また、設定等が複雑なWebシステムを運営管理できるシステム管理に明るい「人」も必要ですから、プラスアルファの人件費等も…。

しかし!

実は、そんなWebシステムを導入しなくとも、Comiru内の「見込顧客管理」機能をご利用いただくことで、
24時間365日年中無休で見込顧客さまの受付・自動受付メール返信・対応進捗管理が可能
となります。

しかも、通信環境やPC機器などの必要最低限のインフラ面をのぞき、こちらの記事で紹介している「見込顧客管理」機能のみ(+一部のFREEプラン機能群)のご利用なら、Webシステム運用やサーバー費用追加コストなし!

(「見込顧客さま」を別途「生徒アカウント」として登録し、BASICプラン各機能をご利用するには初期費用と生徒アカウント数に応じた月額料金が必要ですが、
こちらの記事で紹介している基本的な「見込顧客管理」機能だけならComiruFREE(無料)プランでもご利用可能です!)

直感的な操作が可能な「スクール特化Webシステム」なので、高額なWebシステムにも劣らないプライスレスな効果が期待できます。

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「見込顧客管理」機能では何ができるの?

Webシステムに詳しくなくても、スクール専用の「Webバナー/URL」「QRコード(※)」を生成し、見込顧客さまのPCやスマホから24時間365日スクールに「資料請求」「体験授業」を申し込み可能!
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

QRコードをスクールのWebページに掲載したり、配布用チラシ・DMなどに印刷すれば、見込顧客さまからの対応モバイル端末でのWeb申し込みがカンタン!

しかも、デザイン的にもちょっとカッコいい!

受け付けた見込顧客情報から自動「タスク」生成、また、対応が遅れている場合のリマインドとして自動「アラート」表示する機能も!

さらに、見込顧客さまがPCやスマホからなどでWebからお申し込みの際の「お問い合わせフォームの入力項目や必須有無のカスタマイズ」、見込顧客さまが申し込み完了後の「『自動受付返信メール』の送信」「スクール独自URL(『サンクスページ』)を設定し自動遷移」も可能!

見込顧客さま対応ができるスタッフがいる営業受付時間内での来訪や電話対応に依存することなく、見込顧客さまの受付が24時間365日Web対応可能な「近未来型スクール」に変身できます!

 

対応進捗状況をひと目で確認できる「顧客のガントチャート」機能で、直感的で漏れなき見込顧客管理が可能!

「ガントチャート」とは、プロジェクト管理や生産管理などの工程管理の「段取り」を項目別にまとめた表のことです。
「スケジュール表」「管理表」「工程表」などと呼ぶ場合もあります。
(考案者であるアメリカのガントさんの名前に由来)

縦軸に見込顧客さま(生徒)名、横軸に対応進捗ステータスを反映した「顧客のガントチャート」により、対応状況を可視化・条件検索等が可能!

また、横軸である対応進捗ステータスは、左端の「問い合わせ」と右端の「完了(入塾)」以外は、独自の項目と順序の設定が可能なため、スクール独自の運営オペレーションに即したチャートにカスタマイズできます!

これで見込顧客対応進捗が一目瞭然、対応漏れを防ぎ、アプローチの優先順位(確度)づけもカンペキですね!

営業担当者が複数いる場合は、機能を適切に運営することで「(〇〇さん[=見込顧客さま]の)対応進捗はどうなっているんだね?」などのコミュニケーションも「なめらかに」なることまちがいなしです!!

以上で紹介した「見込顧客管理」機能に加え、今回紹介はしていませんが「体験記」(口コミ機能)・「共同購買」・「チラシ印刷」機能はComiruFREE(無料)プランでもご利用可能なので、まだComiruをご利用でない先生方、Comiruにご興味をお持ちの友人・知人の先生方がいらっしゃいましたら、ぜひぜひご紹介ください。

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ComiruBASICプランを活用することで、「Web受付~体験授業予約」も一元管理可能!

       

ComiruBASICプランご契約後は、これまで紹介した機能に加え、「生徒アカウントとして登録」・「座席管理機能と連携し、Webから直接授業体験枠の予約」・「ComiruAir機能を利用したオンラインレッスンURLの自動発行」などとも連携でき、見込顧客さまのWeb受付から体験授業予約までの自動化も可能です。
(入塾済みの顧客さまの面談対応については、前回書いたこちらの「面談記録」機能活用記事もご覧ください!)

地域の生徒・保護者さまからスクールへのロイヤリティ向上、また、地域でのさらなる発展に向け、「見込顧客管理」機能をはじめ、「教えるをなめらかに」するComiruの機能群をぜひご活用ください!

▼Comiru機能のサービス資料は以下のリンクから無料でダウンロードいただけます
https://comiru.jp/request

▼「見込顧客管理」をはじめとする各機能のご不明点がありましたら、以下のリンクから弊社までお気軽にお問い合わせください!
https://comiru.jp/support