Comiruを導入したいけれど、実際の使い方がイメージしにくい、どのくらい効率化が進むのかちょっと半信半疑…、また、導入してみたけれどもっと便利な使い方はないか…。そんな塾・スクールさまからのご質問に、Comiruアドバイザーがお答えします。
第1回は座席管理（コマ組み）の課題についてです。生徒、講師からの希望回収、希望日時の集計、生徒と講師の相性や条件を考えながらのマッチング、確定後の変更など、コマ組みはどこの塾・スクールにとっても負担の大きな業務のひとつです。よくあるお悩みに、Comiruアドバイザーがお答えします。
よくある質問
- コマ組み以前に、生徒の希望日と講師のシフト回収が大変で効率化したい
- コマ組みがとにかく大変でなんとかしたい
- コマ組み後の欠席・振替の対応に追われる
- システムを導入しても本当に効率化するのか心配。新しいことを覚えるのが大変そう
- 自動のコマ組みで本当に大丈夫？結局アナログな作業になるのでは？
- Comiruを導入しても使いこなすのが大変そう
- Comiruの導入を保護者にどう説明すればいいですか？
よくある質問（1）コマ組み以前に、生徒の希望日と講師のシフト回収が大変で効率化したい
コマ組みは、生徒の希望日と講師のシフトがなければできないもの。それなのに、なかなか希望を出してくれなかったり、紙や口頭・電話など伝え方がバラバラで集約が大変だったり、何度も催促して疲弊してしまうことはありませんか？
実際、ある塾では講習前の保護者面談から講習申し込み、希望日回収に1ヶ月ほどかかっていたとのお話もお聞きしています。
効率化のポイントは「ペーパーレス化」と「一元化」。Comiruなら、希望日連絡を一斉にお知らせしたら、保護者や講師がスマホから登録するのを待つだけ。希望日はシステム内に集約されていくため、紙のお知らせを配布する、回収した希望を1つ1つ整理して登録するといった工程はまるっとなくなります。未提出者には個別にリマインドメールを送ることも可能で効率的です。
＜Comiru保護者登録・確認画面＞
よくある質問（2）「コマ組みがとにかく大変でなんとかしたい！」
コマ組みはエクセルのような表計算ツールを使っている塾が多いと思います。ということは、頭の中で情報を整理しながら手動で登録していくことになり、これには集中力も時間も必要です。転記ミスや登録モレといったヒューマンエラーも起きやすくなるでしょう。
Comiruの座席管理機能を少しご紹介します。
通常授業のコマ組みの場合、マスターとして事前に登録した「生徒の条件」と「講師のシフト」をカレンダー上で表示し、プルダウンで選択していくだけ。マスター登録されているので、月が変わっても自動で表示されます。
季節講習の場合は、「自動配当機能」が便利です。生徒・講師が入力した希望日の集約の作業がほぼ自動で行われていくので、最後に全体を確認し、必要なら微調整するだけで完了です。
＜Comiru管理画面・自動配当設定画面＞
（動画で詳しく見る：季節講習のコマ組を劇的に改善する方法）
よくある質問（3）「コマ組み後の欠席・振替の対応に追われる」
コマ組み確定後の変更は、再度組み直すという作業もそうですが、変更の依頼を電話やメールで受けたり、確定後のお知らせをしたりというコミュニケーションも発生します。特に昨今のコロナ禍では想定外の稼働が発生したと聞きます。
Comiruの座席管理機能なら、コマ組み後確定したカレンダーは保護者と講師それぞれに共有することができます。欠席や日時変更希望の場合は、保護者自身がカレンダー上で欠席の登録を行い、振替まで行うことが可能です。講師の都合がつく日時でしか振替日時を選択することができないので、振替ミスも発生しません。そのため、塾側が一切の作業をしないまま欠席と振替が完結しているということもあります。
また、振替忘れも発生しづらい仕組みになっています。管理画面で見ると、欠席した生徒は自動的に「振替者リスト」に入り、振替が未完了の人も抽出できます。この機能は、多くの塾の先生から役に立つとのお声を多くいただいているものです。もちろん、システム上、ダブルブッキングが発生することもありません。該当する生徒への連絡は、Comiru上から簡単にメッセージ送信することができます。また、お知らせ文面はあらかじめ登録しておいたテンプレートを使用すると便利です。
＜Comiru管理画面：欠席の登録、振替リスト＞
（無料ダウンロード：Comiruのコマ組みについて詳しく見る）
よくある質問（4）「コマ組みのシステムを導入しても本当に効率化するのか心配。新しいことを覚えるのが大変そう」
新しいシステムを導入したり、手順が変わるということは、少なからず現場の負担はあるとは思います。Comiruは塾と保護者で同じシステムを共有することになる分、使い方は至ってシンプルになっています。
マスター登録やお知らせのオリジナルテンプレート作成（※）などの最初の作業は、生徒数・コマ数によっては少し時間がかかるかもしれません。しかし、一度作成してしまえば次回以降は自動的にコマ組みができます。
現状、欠席の連絡を電話で受けている場合、受電した人が欠席を登録したり、担当者にメモを残したりという作業が発生すると思います。人を介す分、また、時間が経過する分、ミスの可能性は高まります。
Comiruのように、関係者が同じ画面を同時に見られることは、情報の伝達ミスも防げ、コミュニケーションもとてもシンプルになります。システム導入は業務を効率化する手段ですが、業務の属人化を防ぐという大きな副産物を産みます。
※汎用的なテンプレートは実装されています。
＜Comiru保護者画面＞
（動画で詳しく見る：季節講習のコマ組を劇的に改善する方法）
よくある質問（5）「自動のコマ組みで本当に大丈夫？生徒数や生徒ごとの条件が多いと結局アナログな作業になるのでは？」
期間講習やこの時期だけコマ数を増やしたいなどのイレギュラー対応など、システムでどのくらい解決するのか心配だという声もありますが、某大手塾で、約1ヶ月かかっていた期間講習のコマ組みが3日で完了するようになったという事例もあります。影響が大きいのは、生徒と講師の希望条件の回収をアプリで行えるようになったことです。
生徒が多い分、システムである程度自動的に組み、個別の事情のみ手動で調整できた方が圧倒的に効率的だと思います。自動配当したらそれで完了とするのではなく、やはり最終的には目視で確認して決定するのはマストだと思います。
もちろん、条件が多ければ多いほど、マッチングは難しくなりますが、これはシステム導入の有無に関わらず言えることです。
（無料ダウンロード：Comiruの自動コマ組みについて詳しく見る）
よくある質問（6）「Comiruを導入しても使いこなすのが大変そう」
今まで完全にアナログな作業をしていたとしたら、最初は少し難しいと感じることがあるかもしれませんが、一度使ってみるとすぐに「これは楽だ」と感じていただけると思います。
一例ですが、今までエクセルなどに情報を打ち込んでいたのが、ドラッグアンドドラッグではめ込んでいくのがわかりやすくて良いという声もあります。ちょっとしたことですが、「あ、いいな」と思える機能をたくさんご用意しています。
より便利に感じるには、マスター登録やテンプレート作成などの事前準備があったほうがいいので、導入した瞬間に効果を得られるというものではないかもしれません。Comiruでは、システムの安定運用まで担当者がしっかり伴走していきますのでご安心ください。
また、保護者の方からもComiruは使い勝手が良いとご好評いただいており、「別のスクールで利用していて便利なのでこちらの塾でも導入してほしい」という要望を受けるケースもあるようです。導入してみたら関係者みんなが便利になる、そんなシステムを目指しています。
＜操作は簡単！ドラッグアンドドロップでコマ組み＞
（動画で詳しく見る：季節講習のコマ組を劇的に改善する方法）
よくある質問（7）「Comiruの導入を保護者にどう説明すればいいですか」
Comiruを導入する際の保護者説明用資料、マニュアルなど各種資料をご用意しています。基本的には保護者にとってデメリットよりはメリットの方が大きいと思います。今後は保護者もデジタルネイティヴ世代になっていくので、紙や電話での対応しかできないというのはむしろ塾・スクールの価値を下げてしまう可能性すらあるのではないでしょうか。
Comiruが行なったアンケートでも、保護者は専用アプリなどデジタルを活用したコミュニケーションを求めています。
保護者にメリットが大きいことから、生徒1人につき300円のComiruの利用料を保護者負担にしているという塾も少なくありません。
（無料ダウンロード：講習のコマ組み工数を1/3にする方法）
Comiruを使ったコマ組み 事例動画を無料でダウンロード！
＜動画内容＞
駿台小中学部様
Before：懇談やコマ組みの対応に追われ、時間的にも精神的にも余裕が無い状態だった。
After：夏期講習の質を高めるための取り組みにも力を注げるようになった。生徒・保護者と向き合う時間を取れるようになった。
●まとめ
塾・スクールにとって負担の大きな業務のひとつであるコマ組みを、なるべく手間をかけず、かつ、ミスやトラブルは発生しない方法として、Comiruの座席管理機能をご紹介しました。コマを組む作業が簡略化することに加え、コマ組み後の欠席・振替の登録が、保護者自身によって行える点でも業務負担は大幅に軽減されると思います。
また、使い慣れたスマホアプリからの操作は保護者にとっても便利なため、導入を希望する声もあるほど。座席管理機能以外にも便利な機能が盛りだくさんのComiru、ぜひご検討ください。
Comiruの詳しい使い方や導入事例など、お気軽にお問い合わせください。
