システムを導入することで塾が得られる価値

塾の業務で扱うデータは、生徒の成績情報や請求・入金情報などの個人情報などで、非常にセンシティブです。ちょっとしたミスが塾の信用失墜につながります。ですから、一旦着手したらキリのいいところまでは一気にやってしまいたいものです。こうした業務の効率化やミスの軽減はシステムで得られる価値の一つです。 

しかし、効率化はこうした目先のメリットだけではありません。

塾の業務は授業だけではありません。例えば、指導報告書の作成や毎月の請求管理、時間割の作成にサイトの更新になどその内容は多岐に渡ります。 調査によると教える以外にかかる時間が約70%。 

一方教えることが塾の価値の本質で、授業の他、生徒の質問対応や面談、声がけも重要な要素です。そして、塾に通わせるかどうかの意思決定者である保護者とのコミュニケーションも欠かせません。

そのため、忙しい塾経営で生産性を高めていくには、効率化できるところはシステムによって効率化し、コミュニケーションといった人が必要な部分に付加価値が出せるようメリハリをつけることがポイントです。

このように業務を効率化することで時間や心に余裕が生まれます。 授業や先生との対話といった「自塾ならではの価値提供」に向き合えるようになり、入塾者数の増加や退塾率の減少につながっていきます。

業務の効率化はもちろん、それだけにとどまらず顧客価値を追求し売上に貢献できるようにすることが塾がシステムをいれるべき理由です。 

社員や講師の働き方にも大きな影響を与える

システムの導入は、生徒・保護者の満足度のみならず、社員や講師の働き方や満足度にも影響します。 

今の若い世代は、生活のほぼ全てをスマホで管理しています。それなのに、就職先、バイト先のインフラがアナログというのは、とても不自然で違和感があります。また、大学生は忙しいですから、なるべく短い時間で効率よく働きたいはずです。保護者対応や勤怠業務などの事務的な業務は、できるだけ簡素化してあげたいですね。彼らが生徒に対することに全力を注いでもらえる環境を用意することもまた、塾の評価に直結します。

個別指導塾が増え必要な講師数は増えたのに「塾講師は大変な仕事」というイメージからか、講師採用に苦戦する塾も多くあります。働き方の改善はひいては講師採用にも影響してくるでしょう。 

Excelや自前システムで本当に大丈夫？

「とりあえず今はExcelで管理できている」と思っている方、本当にそうでしょうか。1つのファイルにシートが何枚もあって、必要なシートがすぐに見つからない…、入力に時間がかかる…、複数ユーザーで編集していたら元のデータが分からなくなった…、この手の不便は、積もればかなりの作業コストです。

また、複数のツールを使用していると、管理も大変、覚えるのも大変です。現場の業務担当も、それを管理する本部も、講師も、一つのツールでなるべく簡単な作業で終わらせられるのがベストです。 

「自前システムがあるから大丈夫」と思っている方、本当にそうでしょうか。自塾向けに作られているから使い勝手はいいかもしれません。ですが、たいてい、システム管理者や詳しい人に負担が集中してしまいます。業務が個人に張り付いてしまうのは大きなリスクです。特に導入から期間が経った自前システムを今でも使用している場合はぜひ見直しをしてください。 

自前システムの場合、初期費用をかけて開発してもそこで終わりではありません。その後の経営の変化によって、運用保守に加えて機能追加などアップデートも必要になっていきます。ここを見越して運用していかないと、「アップデートのための工数が莫大」「システムを作ったは良いがアップデートされない」といった課題を抱え、結果使われないシステムになりかねません。自前システムで運用保守の体制が取れていない企業は黄色信号です。このことも頭の片隅に入れておいてください。 

システムを導入する上で検討するべきこと

さて、システムを導入すべき理由がわかったところで、実際にどのように検討を進めていけばいいのかをご紹介します。

まず最初にするべきことは、業務の棚卸しです。現状、誰がどんな作業をしていて、どのくらい時間をかけているのか。電話対応や集計作業など、システムに置き換えるとどのくらい削減できるのか、なるべく数値化していきましょう。これは、管理者や経営陣が頭で計算するのではなく、現場の担当者の実感値をしっかりと吸い上げることが大切です。 

そして、それらをシステムに置き換えた場合、現場は生徒・保護者に向き合う時間がどれくらい増えるでしょうか。数ある業務システムの中でも、塾専用システムをおすすめするのは、それらが“現場が生徒に向き合うことに全力を注げるように設計されている”からです。

業務の棚卸しがスムーズに行かない場合は、各システムの担当者に問合せ、「システムで何ができるのか」から自塾の作業に置きかえてどれくらい効率化できるかを試算していただくことをおすすめいたします。 

Comiruには必要な機能がすべて揃っている

Comiruは塾専用に開発されたシステムです。SaaSというクラウドサービスのため、塾によっては不要な機能もあるかもしれませんが、必要な機能はすべて揃っているはずです。ここからはシステム選定のコツとComiruの機能を併せてご紹介します。 

＜コミュニケーション機能＞

今どき、保護者とのコミュニケーションはスマホアプリが必須です。システム選定の際には、スマホアプリと連動しているかどうかを必ず確認してください。塾側としては、学年や学校など、セグメントごとのコミュニケーションができると便利です。

 Comiruなら、お知らせ内容と対象者を選択するだけでセグメントごとに一括配信が可能です。保護者はスマホアプリでメッセージを確認することができ、塾側は未既読を把握することができます。 

＜オールインワンパッケージ＞

請求関連は会計ソフト、コミュニケーションはメール、成績管理はExcel入力など、業務ごとにツールを使い分けているケースもあるでしょう。これはツールをまたぐことで、データの移動の工数や修正漏れが発生するなどリスクがあります。システムはオールインワンがおすすめです。

Comiruの特徴は、すべての業務がComiru上で解決する“オールインワンパッケージ”であることです。複数の部署の様々な担当者が使用することが前提ですから、誰でも使いやすいアプリケーションになっています。 

＜拡張性＞

塾業務は変化します。生徒や講師の人数、教室数、コマ数など、すべて可変的で、システムもそれに対応させる必要があります。自前のシステムはここに落とし穴があります。ニーズに合わせて必要な機能を継ぎ足していくのはリスクがある上、メンテナンスも含めるとコストもかかります。その点、Comiruはクラウドサービスなので、随時新機能をリリースしています。必要に応じて取捨選択していただけます。 

＜トラブル時の対応・サポート体制＞

残念ながらシステムに不具合ゼロはあり得ません。だからこそ、トラブル時の対応・サポート体制は事前にチェックしましょう。 Comiruでは利用方法でわからないことがあれば、カスタマサポートスタッフが丁寧にサポートします。また、説明会も随時開催しています。マニュアル類は動画でも整備しています。

＜比較とトライアル＞

塾専用のシステムは複数あります。検討段階で、ぜひ無料トライアルをしてください。Comiruでも、導入前のトライアルをご案内しています。

その際、経営陣や本部の責任者だけではなく、現場のいろいろな部門の担当者、中堅と若手、システム導入に積極的な人とそうでない人、とにかくいろいろなタイプの担当者を選定することがポイントです。システムを導入したものの、結局使いこなせないケースは、たいていここで失敗しています。主に使用する人が「これはいい！」と思えなければ、導入してもうまくいきません。

ベンダーの担当者を呼んで勉強会をしてもいいですね。ちなみに、Comiruほど勉強会をしているシステムは他にないかもしれません（笑）

生徒が何人になったらシステムを導入する？

まだ生徒が少ないからシステムは不要、と思っていませんか？今後、少しでも規模を広げていきたいという考えがあるなら、なるべく早期にシステムの導入を検討した方がいいと思います。生徒が増えても、現状よりサービス品質を下げることはできないからです。

また、システム導入によるメリットは、生徒・保護者にも大いにあるので、システムの存在が生徒数を増やすことにも貢献すると思います。小規模な塾こそ、できるだけ安く最新の機能でスタートするべきなのです。Comiruのようなクラウドサービスが多くの小規模塾様からも支持されるのはこのためです。 

システム導入が生徒を集める！？ 

学校ごとの個別情報など、塾に集まる情報には、実はとても価値があります。これまで保護者会で紹介していたようなこのような小ネタのような情報も、コミュニケーションツールさえあればタイムリーに、業務負荷をかけずに発信することができます。

地域に根付いた塾を目指すなら、事務作業に時間をかけるのではなく、生徒に向き合う時間を少しでも増やすこと、質の良いコミュニケーションでサービス品質を上げることをぜひ心がけてください。システム導入が、そのための第一歩になることは間違いありません。