手書き指導報告書からのシフト

ECCの個別指導塾「ベストワン」と英会話教室「ECCジュニア」は、合わせると全国に11,000教室以上あります。本部が全体の統率や運営のサポートをしていますが、やはり教室ごとの運用方法があります。指導報告書も、それぞれのやり方で運用しています。

Comiruを導入する前は、私の教室は紙での運用でした。1ヶ月に1回発行するのに、用紙代や郵送費、印刷・封入の手間がかなりかかっていました。それなのに、保護者からは「1ヶ月前のことを今さら報告されてどうすればいいのか」と不満の声が来るわけです。「そうだよなあ……」と思っていました。

Comiruを知ったのはインターネットの何かの広告だったと思います。指導報告書も含め、欲しい機能が全部揃っているように思いました。本部からも同時に問い合わせがあったと聞いたので、ECCベストワンとしてもタイミング的に必要な時期だったのかもしれません。

個別指導の一番の欠点は、講師と生徒・保護者の直接コミュニケーションが取れないことだと思っていました。それが、Comiru導入後は、指導報告書のやりとりで「ここはできていた」「ここが弱点だから一緒にがんばろう」というコミュニケーションが取れるようになりました。これは大きかったと思います。

指導報告書自体も、手書きよりもサクサク書けてかなり効率的になりました。私の教室では、授業のあった翌日の14時には報告書を作成し、私が目を通し、17時に送信予約をしています。「指導報告書がすぐ届くからありがたい」という保護者の声は多いです。

コマ組みと面談予約でトラブルなし

Comiruの座席管理機能もとても使い勝手が良いです。季節講習でも通常授業でも活用しています。

作業内容としては、生徒の授業日と講師のシフトを、前の週の金曜日に副室長がComiruに入力します。それをエクセル出力し、関数処理をして見栄えも良くして、出来上がったコマ組み表は印刷し、変更があれば手書きで書き込んでいます。この運用でトラブルは今までに一度もありません。

また、面談予約をComiruで受けられるのも便利です。私の教室は人数が多いので、メールや電話で希望を聞いて予定を組むのがとても大変でした。今では面談可能枠だけ設定しておいて、そこに保護者がエントリーしてもらうという運用です。お互いにとってとても効率的ですね。保護者も、どの枠が空いているかが一目でわかるので、迷わずちゃんと入力してくれます。その点でも、保護者がComiruをちゃんと活用しているなと感じています。こちらが使えば、相手も使うようになるものです。

ちなみに、自習室もComiruによる予約制にしています。もちろん予約しなくてもどんどん来てもらって構わないのですが、親が「予約しておいたよ」と声を掛けるというアクションが大切なんです。「いつでもおいで」では子どもはなかなか来ませんよね（笑）

計数管理でもComiruが活躍

また、Comiruは計数管理、特に請求業務でも重宝します。生徒をIDで管理できるため、様々な情報を集計・分析できます。本部と現場で数値が違うなんていうトラブルも起きにくく、システムを導入するメリットはこうした基幹業務にもありますね。

一方で、アナログで運用している業務もあります。例えば、生徒ごとの期間講習のカリキュラム。事前にオンラインで全体会議を行い、生徒一人ひとりの成績のチェックと講師の面談をしたあと、個別に作成しています。その生徒の目指すゴールはどこか、そのために何をどのくらいやるのかを落とし込んでいきます。ここまでやろうと思ったら、システムで自動生成というわけにはいかないのが現状です。

業務効率化で講師も育つ

成長している教室の共通項は、アルバイトの講師が自分で考えて行動していることです。生徒とも密にコミュニケーションを取り、また、そのことを楽しんで前向きに取り組んでいます。私の教室では「デジタル個別指導」という、ノートアプリなどを使用する授業を展開していますが、これも講師のアイデアです。私はモニターを買ったくらいで何も指導していません。勝手に人気になって、チラシでアピールできるまでのコンテンツにしてくれました。広告宣伝費に大金を使うよりよっぽどいいと思いませんか？

これも、一つには業務効率化の成果だと思います。指導報告書や振替、生徒情報の把握に時間がかからなくなったことが大きいでしょう。もう一つは、ある程度の采配を与え、自走できる環境を整えたことです。振替の連絡にしても、講師が全部やるのは大変だからと、教室の担当者がその役割を担っていました。また、そのような塾が多いと思います。ですが、それだと講師が育たないのです。講師にどんどんやらせて、責任は上司が取る、これが教室が成長する理由だと思います。

ベストワンは生徒も長く通いますが、講師も長く働いてくれます。特に他塾との違いだと思っているのは、ECCジュニアで学んだ子どもが高校を卒業した後にベストワンの講師として働いてくれていることです。講師全体の７割が子供の時からおつきあいをしてきた子達なので信頼関係が深いのです。

Comiruで業務効率化が進んだ分、講師にも、自らの成長の機会をつかんでほしいと思っています。いい講師とは、高学歴とか説明上手ということではありません。授業に「わかった」「できた」という成功体験をどれだけ味あわせてあげられるかで決まります。成功体験を積み重ねると、生徒は自ら机に向かって勉強します。そのことで褒められて、また成長する。これがあるべき教育のサイクルです。

たかが週1回の授業で、成績がグンと上がることなんてありません。大事なことは、生徒に知識を埋め込むことではなくて、成功体験による動機付けです。これは個別指導こそ得意な領域だと思っています。そんな、生徒と講師がそれぞれ成長できる場を作るのが、教室長・塾長の役割だと思うのです。

Comiru導入後の効果まとめ

Comiruを導入して、業務の効率化が進んだと感じています。まず一番は、指導報告書の運用が楽になったこと。作成するのもそうですが、過去を振り返れるのが便利です。紙運用だと探して、やっと見つけたのに書いていなかったりして……（笑）。保護者の既読も確認できますし、何かあればそのままやりとりができます。「宿題を教えてください」という電話が一切かかってきません。

コミュニケーションが円滑に行くので、コミュニケーションロスが原因の退会はなくなりました。子どもの様子を正確に把握できるため保護者の不満も少ない、もしくは、不満がすぐに解消できているのだと思います。個別指導を選択する保護者の多くは、手厚さを求めています。ですから、コミュニケーションを円滑にすることは本当に大事です。保護者と連携しないと、生徒の成績は上がりません。Comiruを導入している教室と未導入の教室とで、やはり違いはあると思います。

そして、コミュニケーションが大事ということは、業務に疲弊していてはいけないということ。Comiruの業務効率化は結果的に短期退会を防いでいると確信しています。

このようなシステムを入れるにも、大手塾なら時間がかかるでしょう。検討から導入まで短時間で解決するのは個別指導ならでは。教室数が多いベストワンのような組織の場合、本部がもっとイニシアティブを持って進めていいと思いますね。万人に合うものなんてありませんから。

塾の仕事は人間と人間との深いやりとり、理屈じゃない部分があります。その理屈じゃない部分を、Comiruというツールを使って、いかに手間をかけずに相手に思いを伝えられるか。これはComiruの使命だと思います（笑）