長野県で5教室7部門を運営する「八木塾」の八木俊貴氏に伺うデジタル化リアルストーリー。前回は、システム導入の3つの失敗談について「そこまで教えてもらっていいんですか？」と戸惑うほど包み隠さず共有いただきました。今回は、失敗を教訓にComiruでデジタル化をスピーディーに進め、業務効率化を進展させている現在進行形の姿について伺います。
右肩上がりだった売上が横ばいに！本気のDX化を決断
デジタル化を本気で進めなければとの覚悟が決まったのは、売上が横ばいになったことがきっかけでした。それまでは右肩上がりの成長を継続。コロナ禍においても売上を伸ばし、自信がついてきていた分、めちゃくちゃ悔しかったですね。退会もポツリポツリと起き始めていました。
原因を分析してみると、明らかに生徒や保護者とのコミュニケーションが不足していることを痛感せざるを得ませんでした。生徒数も教室数も増え続ける中で、アナログでコミュニケーションをとることがいつしか限界に。少しずつ空いた保護者との距離が、気づけば大きなものとなっていたようです。
また、保護者とのコミュニケーションだけでなく、入塾見込みの生徒へのフォローアップのコミュニケーションも不十分に。その結果、体験授業からの入会率も低下してしまいました。
このように、売上の上げ止まりという初めての事態に直面し、お尻に火がついたことが先生から経営者へと視座を高めた気がします。それまではなんだかんだいって「いい授業をして、生徒に喜んでもらうのが一番だよね」と”経営者”ではなく”先生”に軸足を置いていたように思います。それって、”経営者”としての覚悟から逃げていたとも言えるかもしれませんね。
経営者としての視座が高まると、デジタル化の意義への解像度も上がりました。「生徒や保護者とのコミュニケーションを十分にするには、業務効率化が必要不可欠」「ただし、業務効率化が目的ではなく効率化した分、本質的価値を生み出すコミュニケーションを充実させることが目的」と、デジタル化の目的も腹落ちしました。改めて、デジタル化には目的の明確化と経営者のコミットが欠かせないことを実感しましたね。
経営者としてデジタル化への覚悟が決まると、以前は社員任せにしていたシステムリサーチも自身で実施。Comiruを見つけて、早速商談をすることになりました。
失敗経験を教訓にしたデジタル化成功のポイント
現在、八木塾ではComiruを導入し、着々とデジタル化を進展させています。Comiruは、塾経営に必要な機能が全て揃っているので、必要なものから順にスモールスタートで進めていけるのがいいですね。一気に全て使うと現場も混乱すると思ったため、八木塾ではまず「問い合わせ機能」「お知らせ機能」「入退室機能」「生徒情報機能」「請求機能」から使い始め、次に「指導報告書機能」を使っていこうと考えています。
Comiruの導入は想像以上にスムーズに進んでいます。これまでデジタル化にトライしてはことごとく失敗していたのが嘘のようですね。成功ポイントは、失敗からの教訓も生かした次のような点にあると考えています。
デジタル化の目的を明確化し、適切なタイミングで共有したため、巻き込みに成功したこと
デジタル化で新しいツールを入れることは、現場にとっては慣れてきた業務フローを変えることとも言えるもの。そのため、反発や抵抗にあってうまくいかない・・・というのはよくありますよね。しかし、Comiruの導入に際しては「デジタル化の目的」を「適切なタイミング」で共有できたため、巻き込みもうまくいきました。
「デジタル化の目的」については、特に丁寧な共有を心がけましたね。現場はただでさえ教えることで手一杯で多忙。どうしても「教えることが正義」と思ってしまい、他が疎かになることも往々にしてあります。
そのため「デジタル化の目的」を共有する際も、経営目線ではなく「顧客（＝生徒・保護者）目線」で伝えることを心がけました。
保護者から、塾に連絡しづらいとの声が挙がっている
↓
聞きたいことがあっても聞けず、言いたいことがあっても言えずにいる保護者がいる ↓
最初は小さな違和感でも、いずれ大きな不満となり退会要因となっていく
↓
だからこそ、業務効率化による保護者コミュニケーションが必要
といった形です。
加えて、伝えるタイミングも重要です。八木塾の場合、実際に売上の伸びが止まったというタイミングで「実績が落ちてきている」と事実を伝えられたのが功を奏しました。理屈に加え、事実も突きつけられたことで「これはやるしかない」との腹落ちを促せたと思います。
塾の経営者の中には、生徒からも保護者からも信頼の厚いカリスマ講師に頼み事をするのが苦手・・・という方もいらっしゃるのではないでしょうか。機嫌を損ねて辞められでもすると大きな痛手ですからね。でも「顧客目線」「タイミング」に注意していけば、そのような心配には及びません。
また、これは裏技ですが、塾内で影響力のある人を握っておくことも巻き込みには欠かせません。八木塾ではずっと経理や事務を担ってくださっているパートさんがいらっしゃるのですが、ちょうど保護者世代でもあるんですよね。長く働いてくださっているので、塾についても知り尽くしていて講師も頭が上がらなかったりします（笑）。そのようなパートさんが導入に前向きな言葉を発してくださったのも、社内の巻き込みがうまくいった大きな要因ですね。
旗振り役・交通整理役を担うCS担当者の存在が導入スピードを早めてくれたこと
システム導入は、経営者がコミットして推進するべきですが、導入への細かなスケジューリングやタスク整理まで経営者が担っていては本末転倒です。そこで、スムーズな導入のためには旗振り役や交通整理役を担う人を置くことが重要。これまで導入しては失敗したシステムでは、その存在がいなかったのが大きな失敗要因でした。
でも、Comiruではそんな心配は無用でしたね。というのも、Comiruはカスタマーサクセスの担当者の方が細やかな導入サポートをしてくれるからです。これまでシステムを入れた後には「あとはそちらでよろしく」と放置されていた身からすると「え、こんなことまで丁寧にサポートをしてもらえるの？」と驚いたほどです。
- 使用する機能の選択
- 活用開始へのロードマップ作成とタスク整理
- 進捗チェック
- 適切なタイミングでのリマインド
- 使い方のレクチャー
と交通整理と旗振りをグイグイ進めてくださっています。しかも、教室長から指示を出さなくても前もって動いてくださる、遅れている部分は感じよくお尻を叩いてくださる・・・本当に担当の安藤さんには頭が上がりません（笑）
システムは入れた後、初回稼働がうまくいくことが本当に大切なんです。使ってみて「わ、こんなに簡単なの！」「なんて効率的」といった感動があると、それまで懐疑的だった人たちも、サポーティブになるんです。そうすれば、導入スピードもあがり、業務効率化や生産性向上がグッと進みます。
今後のComiru活用の展望
Comiruを活用して、業務効率化と本質的価値への集中ができつつありますが、今後は人材育成面での効果も期待しています。
これまでは、各教室長が自分の教室の数字を追うことだけになりがちでしたが、Comiruを活用すればそれも変わると考えています。というのも、Comiruでは、全体はもちろん、教室ごとにも入退塾の数値や、見込み顧客の入塾率、生徒の成績といった数値が全て可視化されるためです。
数字が可視化されれば、自教室以外の状況も気にするようになるし、議論の場も増えます。そうすれば、講師から教室長へ、教室長から経営者視点へと社員の視座も高めていくことができるはず。経営視点を持った次世代人材が育成されていくことにも期待を持っています。
次世代人材が育つことは、経営者にとっては「任せられる」人が増えるということ。自分がなんでもかんでも見て口を出さなくても、安定的なパフォーマンスを出せるようになれば、より経営者として注力すべきことにフォーカスできます。新規教室の出店や新コースの創設、新規事業など、積極的に取り組んでいけるようになるでしょう。
これからデジタル化を進める塾経営者へのメッセージ
2回に渡って、八木塾のデジタル化の失敗の黒歴史から成功に至るまでをお話してきました。私たちの経験が少しでも皆さんの塾のデジタル化にお役に立てれば、こんなに嬉しいことはありません。塾同士は、見方によっては競合ですが、教育で社会に貢献するという意味では同志でもありますから。
最後のまとめとして、私が失敗から教訓を得たデジタル化を成功させるポイントをお伝えします。
- 人任せの導入・運用は頓挫する。成功には、経営者のコミットが欠かせない。
- デジタル化そのものは目的ではなく手段。デジタル化で何を解決するかの全体像を明確に描く。
自分1人で描くことが難しい場合は、壁打ち相手を持つことが有効です。Comiruであれば、課題整理から必要な打ち手まで他塾のケースも交えながら、一緒に考えてもらえて心強いです。 - 塾側のメリットだけでなく、保護者にとっての導入メリットも明確にする。
- 導入、運用サポートがしっかりしているシステムを選ぶ
Comiruは、カスタマーサクセスの担当者がつきます。そのため、タスク管理から進捗確認、疑問への対応まで細やかに対応してもらえます。 - 一気に全ての機能を使おうとせず、必要なものから順に使い始め拡充していく
Comiruは塾運営に必要な機能が全て揃っているため、スモールスタートで必要なものから活用していけるため、無理のない運用ができます。 - 保護者への活用促進もしっかり行う
Comiruでは、保護者への導入促進コンテンツやQ&A集を準備いただいていたため、助かりました。
八木塾のDX化もまだ始まったばかり。とはいえ、既にその効果の高さを実感しています。効率化どまりのDXではなく、本来の価値を高めるためのDXをより進めていけたらと思っています。
