学習計画と進捗度合いの共有で保護者とワンランク上のコミュニケーション

前編では、多機能型のシステムを入れるメリットと、良いシステムを見極めるポイントについても触れました。

オールインワンのシステムの魅力をお伝えしてきましたが、指導報告書など生徒の学習にまつわる情報も集約することで、「学習進捗管理」の機能も果たしていくことができます。毎回授業が終わるたびに指導報告書を入力し、履歴として残せる機能は、様々な塾システムが搭載しています。しかし、Comiruでは、指導報告書だけでなく、個別の生徒に対して学習計画も簡単に作成することができ、この点が、他のシステムと大きく異なる点です。

さらに、学習計画は指導報告書と連動しているため、計画に基づいて、現時点で学習がどこまで進捗しているかもひと目で確認することができます。具体的には、学習計画のカリキュラムを指導報告書に紐づけることができ、指導報告書側に、当日学習した単元を「完了」と入力すると、学習計画の画面でもその単元が「完了」扱いで表示されるようになります。

この学習計画の進捗状況は、保護者にも情報共有することが可能です。保護者には、自分の子供は、補講にせよ、進学にせよ、何を目指していて、どこまで達成しているのかを知りたいという当然の要望があります。従来の手書きやExcelによる管理では、正確かつ迅速に応えるのは困難でしたが、Comiruを導入すれば、いとも簡単に、そうしたニーズに対応できます。

こうした保護者対応は、従来の業務伝達がメインのコミュニケーションとは一線を画するものです。指導報告書や学習計画の進捗状況を伝えながら、生徒がどこまで伸びているのか、長所は何か、苦手な部分は何か、苦手があればそれを今後どのような計画で克服していくのかを保護者と共有することは、他の塾とは違うワンランク上のコミュニケーションであり、顧客満足度を上げると共に、退塾防止や口コミの拡散も期待できる自塾の“武器”になると言えるでしょう。

 

面倒な座席コマ管理も簡単操作で楽々実現

さらに、塾システムで重宝するのが、授業のコマ管理（座席管理）機能です。1つ1つのコマ（授業）に対し、生徒と講師をマッチングさせて設定していく作業は、塾運営の中でも最も面倒な仕事の一つです。紙やExcel上で行っていては、膨大な時間を費やし、他の業務を侵食する原因にもなります。システム上で簡単に作業できれば、負担は大きく軽減されます。

このコマ管理に関しても、Comiruには他のシステムにはない便利な機能があります。例えば、日付を選択すると、コマ設定と生徒の一覧、講師の一覧が一つの画面に表示され、ドラッグ＆ドロップするだけでコマを組むことができます。女子生徒の「女性の先生にしてほしい」など個別の要望も簡単に反映させることができるのです。

また、Comiruには便利なことに、コマと生徒、講師を自動的にマッチングさせる自動配当機能もあります。膨大な時間を要する季節講習のコマ割りもこの機能を使えば一瞬で終わります。後は、生徒の要望を考慮し、微調整するだけでいいのです。こうしてコマ管理が格段に楽になることは、塾長や教室長にとって間違いなく福音となるでしょう。

 

ガントチャートで戦略的に生徒を集める

塾の生徒数を伸ばしていく上で、問合せ対応は重要度の高い業務です。しかし、忙しい業務の中で、問合せ内容は付箋に書いてメモする。そのまま対応がおざなりに…なんてことも起こっています。入塾前の見込み客の管理は、単に問い合わせがあった生徒（保護者）の情報を一元管理するだけではなく、その後にしっかりとフォローして、入塾に至るまで適切なアプローチができるよう進捗を管理する必要があります。

Comiruには、見込み客の管理に対して「ガントチャート」の機能が備わっています。ガントチャートとは、一般的な企業の営業にも使われるツールで、それぞれの見込み客のアプローチがどこまで進捗しているのか、ひと目で分かる工程管理表のことです。問い合わせがあったら、まず氏名などの情報が入り、その後は「完了（入塾）」に至るまでに必要なステップである、「体験授業」「入塾検討確認」「面談」などのうち、今その見込み客がどの状況にあるのかが、グラフで可視化されるのが大きな利点です。

体験授業がまだであれば、「体験授業を受けてみてはいかがですか」と案内を行うことができます。面談が入ってなければ、塾側から連絡して日取りの設定を促すことも可能です。ガントチャートを活用すれば、そうした個別の状況に応じた営業をいとも簡単に行うことができ、入塾する確率を着実に上げることができるようになるのです。

紙に書いたり、Excelに入力したり、塾によっては塾長の頭の中だけの記憶を頼りに営業活動をしているところもあるでしょう。そのような旧来の手法からComiruに切り替えれば、以前とは全く異なる戦略的な生徒集めが実現します。

また、Comiruのシステムは、保護者からWebフォームなどで資料請求などの問い合わせが入った場合、その保護者が入力した氏名、連絡先などの情報が、そのままシステム上に自動的に保存され、その後のガントチャートに使えるといった便利な機能も備わっています。手間や転記によるミスを防ぐことができるのがメリットです。

保護者連絡や入退室通知といった知られた機能だけではなく、塾の業務管理システムも日々進化しています。「この業務、どうにか解決できないかな…」と思ったら、一度各サービスに問合せて相談に乗ってもらうのも手かもしれません。