■音楽教室GUPPA!様

ぐっと考えぱっとひらめく！音楽を通して子どもに必要な“10のちから“を指導する新しい形の音楽教室。現在都内を中心に4教室展開、同時に、幼稚園・保育園・歯医者さん・療育施設への出張レッスンも行なっている。2022年より自社教材「#ひらめきワーク」の販売を開始。

公式サイト：https://www.guppaschool.com/

 

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▼Comiru導入前の課題

グループごとの管理がしづらい、教室とお客さまとの連絡が管理しきれない、講師の勤怠管理が一本化されないなど、既存システムでの運用に使いづらさを感じていた。

 

▼Comiru導入の決め手

イベントでComiruを知り、話を聞くと上記課題がすべて解決されそうだったこと。さらに新しい機能も搭載されており、導入コストが低かったことが決め手に。

 

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■プロフィール（敬称略）

 

東　由香梨（ひがし　ゆかり）様

株式会社INSPIONエデュケーション　プロデューサー

全体を総合的に統括し、ビジョン実現に向け、マネジメントから戦略立案・教材開発を行っている。

 

田渕　志保（たぶち　しほ）様

株式会社INSPIONエデュケーション　バックオフィスチーフ

主に、教室運営に関わる管理業務・経理業務を担当。よりよい職場環境を実現するため、管理業務における課題の改善、問題解決・業務改革、効率化を行っている

 

アカウントごとの課金でリスクなし。デモ画面で操作性を確認してComiruを導入

 

もともと別の複数のシステムを使っていたのですが、コミュニケーションツールで教室とお客さまとの連絡事項が管理しきれておらず、なおかつ、講師の勤怠管理や基幹業務と一本化されてないことに課題がありました。

 

そんなとき、教育事業関連のイベントでComiruのことを知りました。システムの入れ替えを具体的に検討していたわけではありませんでしたが、その場でお話を伺い、指導報告書が簡単に作成・送付できること、入退室管理機能があること、そして費用がアカウントごとなので導入費用が安くすむことの理由から、とても興味を持ちました。特に導入費用の部分では、弊社のような、まだこれからというスクールにはぴったりだと感じました。

 

コミュニケーションツールとして十分、さらに様々な便利機能がついてきた

 

コミュニケーションツールとしては既存のシステムよりは明らかに便利そうだと感じました。それ以上に、請求書・領収書発行や講師の勤怠管理、予約管理機能など、課題にはなっていたものの解決手段がないままになっていた多くの問題に対して、Comiruを導入することですべてが解決するのでは、と感じました。実際、かなりの業務が効率化される結果になりました。

 

システムの使い勝手は、WEBサイトではわかりにくい部分が多いと思うのですが、イベント会場で実際に画面を見たり使ってみたりしながら体感できたというのも大きかったですね。

 

現場にもお客さまにもすぐに伝わるComiruのメリット

 

講師とお客さまとの間のコミュニケーションについては、これまで別のシステムで運用していましたが、スクール側でうまく管理ができていませんでした。ですから、何かトラブルが起こっていたり、起きそうになっていても、こちらで事前に対応したり処理するということができませんでした。Comiru導入後は、両者がどのようなコミュニケーションを行なっているか確認することができる上に、未読/既読の確認によってコミュニケーションロスも防げるようになりました。

 

また、指導報告書も手書きで運用していたので、それをチェックするのも大変でした。Comiruの指導報告書は下書き機能があるので作成もしやすく、管理側がチェックして承認すればお客さまの元にすぐに送られるというのは本当に便利です。

 

座席管理機能もとても便利です。これまでスプレッドシート上でレッスンを管理していたのですが、個別に空きを確認したり予約を受けたりということがすごく大変でした。Comiruを使えばお客さまが直接確認して予約できます。この機能は双方にとってメリットしかありません。

 

アンケート機能もよく使っていますね。以前は、Googleフォームで回収していましたが、締め切り日までの回答が、肌感ですが3割くらいだったでしょうか。繰り返しリマインドして、やっと回収できるという感じでした。Comiruのアンケート機能は、送ればだいたい7割は締め切り日までに回答があると思います。余計な文字を入力しなくてもいいですし、回答しやすいんだと思います。我々も難しいフォームを作る必要がなく、集計もしやすくなりました。些細なことかもしれませんが、日々発生する業務なので、業務効率化という点ではかなりの成果を感じています。

 

これらのことに加えて、生徒情報の管理や請求書管理まで全部ひっくるめてComiruで一元管理できるというのはすごくありがたいですね。

 

新しいシステムへの懸念は、使い始めたらすぐになくなった

Comiru導入時に、現場からも新しいアプリなので大丈夫かな？という懸念の声があったのは確かです。しかし、指導報告書が作成しやすかったり、入退室管理や座席管理機能など、新しいサービス導入による保護者満足度向上が明らかだったことで、心配の声もすぐになくなりました。

 

また、Comiru導入にあたってお客さまからシステム使用手数料をいただけるようになったのはありがたかったです。やはり、手数料をいただくほどのメリットをお客さまに感じていただけないと、手数料はいただけませんので。

今では、スクールと保護者でComiruをフル活用し、それぞれの負担がきちんと軽減されていると体感しています。

 

Comiruは売上アップにも貢献

 

さらに、予約管理機能によりレッスン数を増やすことができたことも大きな成果です。これまでは、教室が空いていても、その都度ブッキングを確認するなど管理が大変なのが目に見えていたので、定期レッスン以外はお受けしていませんでした。それが、Comiruを導入したことにより、お客さま側がこちらの空き状況を確認しながら予約してくれるようになりました。

 

実はComiruを入れる以前に、この予約機能だけのためにシステムの導入を検討したこともあったのですが、また別の管理業務が発生するので躊躇していたのです。コミュニケーションツールとして選定したComiruですが、思わぬ副産物と言いますか、本当にComiruでよかったと思っています。お客さま側も同じシステム上なので予約しやすいですよね。

 

講師管理もスムーズに

 

講師管理もとてもスムーズになりました。以前は出勤時の打刻漏れがときどきあったのですが、Comiruを導入後はほぼゼロになりました。実は打刻チェックに毎月8時間近くかけていたんですが、今では1時間かけずに終わります。データの吐き出しも早く、かなり業務が楽になりました。

 

タスク管理導入によって連絡体制の効率化が進みました。例えば、講師の先生に「教材をお渡しください」「渡しました」というやりとりは一切不要になり、代わりにタスクとして通知するだけになりました。

 

何か新しいことがしたいな、と思ったらComiruの機能を検索！頼れる相談窓口も

 

 

Comiruを導入したことによって、コミュニケーションも管理業務も、今までバラバラだったものが一つになりました。今では「何かしたいな」と思ったら、Comiruにこの機能がないだろうか、と考えるようになりましたし、何より、Comiruは「こういうことできませんか？」と聞くといつでも担当の方が話を聞いてくれて、丁寧に提案をしてくれます。他のところでここまでしてくれることはないと思います。問い合わせ窓口がどこなのかもわからないようなところもありますよね。業務システムは安心して使えるのが一番です。