▼清水様ご紹介

教務部長　清水邦泰 様

1988年株式会社京大進研インターナショナルに入社
教務部長兼システム管理者として、各教科全般と情報処理・システム関係全体を担っている

保護者コミュニケーションを強化したくて、長年使っていたシステムをComiruに変更

Comiruにシステム変更という大きな意思決定をした理由は「保護者コミュニケーションの強化」と「煩雑な請求業務の改善」の２点です。

最初は「生徒の入退室をメール通知したい。その際、生徒が入退室を記録する動機づけとして 、『記録するごとにポイントが貯まるシステム』を行いたい」と考えていました。当時は、生徒の入退室を知らせるメールシステムは多かったものの、ポイント付与までできるものは少なかったんですよね。その両方が使えるシステムとしてComiruの前に塾向けのシステムを導入しました。手動付与からシステムで自動付与できるようになったのは、非常に助かりました。

しかし、長年システム活用をしていく中で、システム開発会社の方針と私の方向性とが乖離してきてしまって…。私は保護者コミュニケーションを強化したいのに対して、システム会社は業務管理機能を強化する方針だったんです。意見を伝えたものの平行線のままだったため、システム変更を考え始めました。

請求業務に手間がかかりすぎることも、システム変更に舵を切る大きな要因となりました。今となっては信じられないかもしれませんが、Comiruに変更するまで当塾の請求はフロッピーディスクを使っていたんです。というのも、以前のシステムは個別指導をメインに想定して作られていたためか、生徒1人ずつしか管理できず、本部でまとめて台帳を作るといったことができませんでした。

そのため、導入していたシステムとは別でシステムを組み、PCで請求データを作成してフロッピーディスクに保存し、毎月1日と8日に郵便局に持っていき、引き落としをお願いするというフローになっていました。長年「これは効率的なやり方ではないぞ」とわかっていつつも惰性でそのままになっていたところ、郵便局から「もうフロッピーは扱えないので、やり方を変えてください」と最後通牒を突きつけられることになって…。システム変更待ったなしとなったのが、ちょうどコロナ禍真っ只中のころでしたね。

 

塾運営の経験者が作っているから細かな仕様も「そうそう、こういうのがほしかったんだよ」と思わされた

Comiruについては、できた当初から知っていました。というのも、性格が新し物好きで、暇があれば何か便利で面白そうなものがないかを探していたからです。

Comiruについては、もともと塾運営に携わっていた人が作っているという点がいいな、と思っていました。システム変更に際して、ComiruだけでなくComiru以外のシステムもお試しで使ってみましたが、塾運営の実情がわかっているからか、機能面も細かな仕様も「そうそう、こういうのがほしかったんだよ」と思わされることが多くありました。

Comiruはコミュニケーション機能が充実していること、請求管理もミスを防ぎながら効率的に進めることができることを実感できたことから、導入を決断しました。

 

毎月1日と8日しかできなかった請求業務も、ネットを活用すればいつでも行えるように

もうComiru活用以前には戻れないくらいの成果を感じています。何よりも、請求業務の効率化が圧倒的ですね。

Comiruで自動で請求作成されるため、これまで行っていたPCで請求データを作成し、フロッピーに入れて、毎月1日と8日に郵便局に持っていくという作業は丸ごと削減されました。1日と8日しかできなかった請求業務も、ネットを活用すればいつでも行えるようにもなりました。おかげで追加請求や返金の対応もしやすくなりましたね。

また、入金されているかされていないかもComiruから一目瞭然のため、管理も非常に楽になりました。履歴も簡単に確認できるため、ちょくちょくある保護者からの「この月の費用っていくらで内訳って何でしたっけ？」といった問い合わせにもスムーズに対応できるようになりました。郵便局の方も、フロッピーがなくなって喜んでくださっています（笑）

 

保護者からのレスや問い合わせも増え、双方向のコミュニケーションが生まれるように

保護者とのコミュニケーションも、非常にやりやすくなりました。というか、そもそも以前のシステムでは塾から保護者への一方通行な発信しかできなかったため、保護者コミュニケーションが生み出されたというほうが正しいかもしれません。

しかも、以前のシステムでは保護者のメール登録率も50%しかなかったため、一方通行の発信ですら半数にしか届かなかったんです。そのため、結局電話するしかありませんでした。台風で休校となったときなどは「なんでこの時代に手作業で電話⁉︎」と思いながら対応することもあったような…。

通常の保護者連絡に関しても、以前のシステムでは月1回、封筒におたよりを入れてやり取りするだけでした。月1回とはいえ、紙の準備や封入、配布は手間がかかるもの。Comiruのお知らせ機能の活用で、それらの工数がほぼ全て削減されたうえ、保護者からのレスや問い合わせも増え、双方向のコミュニケーションが生まれるようになりました。

講習のお知らせも、お知らせ機能を活用してダメ押しのプッシュ連絡をしたところで、追加申し込みがくるなど、コミュニケーション強化による売上への成果も実感しつつあるところです。教室長によっては、保護者に個別で「今日、お子さんがんばってましたよ」と連絡していることもあるようです。保護者との距離感やチーム感は増してきているのではないでしょうか。

このように、保護者コミュニケーション強化の手応えを実感しつつあるので、今ではComiruをまだ活用できていない保護者をリストアップして、お一人おひとり、活用促進を行っているところです。

 

進級説明会や個別懇談で一気にComiru利用を保護者に浸透

長年使い慣れてきたシステムから新しいもの（Comiru）への変更は現場の反発が必ずあります。しかし、確実によくなることを確信していたため、メリットをしっかり伝えた上で決定事項として説得していきました。社内の意見を聞くことや懸念の声に耳を傾けることももちろん大切ですが、聞きすぎてしまっては何も進まずうまくいきません。そのバランス感覚を意識しましたね。

導入が決定してからは、必要最低限の部分に関して動画を活用した研修を行い、マニュアルを配布しました。質問に関しては、全て自分が受けました。Comiruは使い勝手がいいため、使い始めれば慣れるのには時間がかからなかったと思います。とはいえ、なかなか新しい取り組みに踏み出せない人もいるので、お知らせを送っていない教室などは注意してフォローするようにしました。

保護者に関しては、年度末に行う全体の進級説明会で周知しました。入試傾向や対策といったプログラムと合わせて、Comiruのメリットを説明。「請求や懇談予約もこちらで行うようになるので、今スマホをお持ちの方はこの場でインストールしてください」と投げかけ、使い方まで解説したため、何のクレームもありませんでしたね。

Comiruのメリットの説明が特に刺さっていたのは、がさつな男の子の保護者ですね。「お知らせを受け取ってないということがなくなる」と喜んでいらっしゃいました。

進級説明会のあとの個別懇談でも、保護者にフォローできたため、一気にComiru利用を浸透させられたと思います。

 

今後はオンライン授業やオンライン学習支援を活用して新たな価値創出と収益率UPを目指したい

2023年の7月からComiruAirの活用も始めました。オンライン授業やオンライン学習支援を活用した、新しい塾のあり方を提案していきたいですね。一斉授業に個別の支援を組み合わせることで、自宅での個別の補修や宿題フォロー、英検対策などを行い、新たな価値創出と収益率UPを目指していけたらと考えています。