既に使っていたシステムからの変更を検討した理由を教えてください。

当塾では、Comiruを導入する前に5年ほど活用していたシステムがありました。しかし、教室が大きくなるにつれシステム活用や塾運営の課題も見えるようになったのです。

それが「請求の複雑化」と「保護者連絡の手間」でした。加えて、スタッフの人数も足りず、業務効率化が求められている時期で…。経理関係の課題とコミュニケーション上の課題、業務効率化、三者を解決できるものはないか…と当時の担当者が探していたときに見つけたのがComiruでした。

請求に関しては、どのような課題があったのでしょうか？

以前使っていたシステムにも請求データ作成や取り込みの機能はありました。しかし、月額利用料の割にはできることが限定されており、不十分さを感じざるを得ませんでした。

たとえば、当塾は複数教室を運営しているので複数校舎の売上を管理していかなければいけないのですが、システムのデータを一度エクセルに落として並べ替えやソートで加工しないと計上できませんでした。これではアナログ管理とあまり変わらないですよね。

また、割引が発生した際の請求にも課題がありました。請求項目に割引を入れても、全銀データに落とし込むと割引分のマイナスが反映されなかったのです。そのため、手動で修正することが必要でした。

これらの課題を解決するべくシステム運営会社にも改修をお願いしていたのですが、かなりの費用がかかるとのことで泣く泣く諦めざるを得ない状況に。そのため、本部管理システムを搭載したComiruPROの導入に至りました。

配布物について抱えていた課題についても教えてください。

配布物は授業中に生徒に配布するケースと、郵送するケースと2つあり、手間と費用が非常にかかっていました。授業中に生徒に配布したからといって、確実に保護者の手元に届くわけではないですよね。そのため、角2サイズの封筒での郵送も併用していました。

1回の郵送代は、90円〜150円程度。それを講習会やイベントがあるごとに送付していたので、最低年4回。さらには、弊社の都合上、A3印刷のものを送付していたためプリントを折って封入するという手間もかかって…。とにかく煩雑な対応が必要でしたね。

Comiru導入で課題がどう改善されましたか？

まだComiruを導入して2ヶ月ですが、大きな手応えを感じています。

何よりComiruPROで請求業務の改善を実感しています。複数教室のエクスポートもadmin機能で一括でできますし、割引の反映モレも発生しません。

新しいシステムに移行した最初は、トラブルや使い方で悩むことがつきものだとは思うのですが、ComiruPROに関しては問題なかったですね。もちろん、はじめて使うため戸惑う部分がゼロではありません。経理担当者から使い方の質問を受けることもありましたが、行き詰まってしまうことはなくスムーズでした。使い方は圧倒的に簡単ですね。慣れていけば、効率化も進むのではないかとの期待も大きいです。

配布物に関しても、大幅な効率化が実現しました。ComiruBASICの「お知らせ機能」を活用することで、講習案内や請求書の郵送もなくなりましたね。事務作業の削減に加え、郵送コストも削減できました。簡単に保護者にお知らせの連絡ができるため、ちょっとしたことでも保護者に発信するようにもなり、保護者との接点も増えたように感じています。

また、Comiruは担当者の方の対応がスピーディーで丁寧なのにも驚いています。以前のシステムは、問い合わせても2〜3日しないと返信がこないうえ、「検討します」といった曖昧な回答も多くて…。Comiruは電話やメールだけでなく、場合によってzoomでのフォローなどもいただけるので助かっています。導入直後から使いこなせているのも、これらのサポートによる部分が大きいと感じています。

保護者や生徒の反応はいかがでしょうか？

アプリなどに使い慣れている方も少なくないためか、うまく使いこなしていっていただいている印象です。特に使い慣れている生徒や保護者だと、Comiruから欠席連絡を入れるだけでなく、学校の小テストの画像や間違えた問題についての質問を送ってきてくれることもあるほどです。

今後のComiru活用の展望を教えてください。

個人的には、塾運営やスキルの標準化を図っていきたいと考えています。塾っていい意味でも悪い意味でも、講師の色が出やすいですよね。一定の標準化が実現されたうえで色が出る分にはメリットも大きいのですが、そうでないと講師によってサービス内容にバラつきがあると捉えられてしまいます。そのため、担当講師が変わると退塾してしまうこともゼロではありません。

Comiruを活用して、指導報告書の標準化や、生徒情報の共有、マニュアル化などが進めば、属人化を解消し、若い講師の採用・育成にも繋がっていくのではないかと考えています。